Об оформлении трудовой книжки и других документов ИП

Перед тем, как осуществить прием на работу первого сотрудника, индивидуальный предприниматель обязан пройти регистрацию в Пенсионном фонде России, территориальном фонде медицинского страхования (ТФОМС), а также в фонде социального страхования. Осуществить данную регистрацию требуется один раз при приеме на работу первого сотрудника.

Принимая на работу первого и последующего сотрудников, требуется заключение с каждым из них трудового либо гражданско-правового договора. В случае, если заключается трудовой договор, необходимо оформление документов о приеме сотрудника на работу.

Заключение трудового договора осуществляется в том случае, если сотрудник принимается на работу, которую он будет выполнять длительный срок. Регламентация отношений между сотрудником и работодателем, а также оформление трудового договора регламентируются Трудовым кодексом России. При приеме на работу по данной форме договора производится внесение данных в трудовую книжку и осуществляется уплата в бюджет взносов.

Наталья, вы должны заключить с ним трудовой договор. 

После этого вы будете является налоговым агентом сотрудника, в связи с чем вы будете обязаны производить уплату налогов и взносов в ПФР за работника, удерживая их из его заработной платы. 

Налоговый кодекс РФ

Статья 24. Налоговые агенты

1. Налоговыми агентами признаются лица, на которых в соответствии с настоящим Кодексом
возложены обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и
перечислению налогов в бюджетную систему Российской Федерации.

2. Налоговые агенты имеют те же права, что и налогоплательщики, если иное не
предусмотрено настоящим Кодексом.

Обеспечение и защита прав налоговых агентов осуществляются в соответствии
со статьей 22 настоящего Кодекса.

3. Налоговые агенты обязаны:

1) правильно и своевременно исчислять, удерживать из денежных
средств, выплачиваемых налогоплательщикам, и перечислять налоги в бюджетную
систему Российской Федерации на соответствующие счета Федерального
казначейства;

2) письменно сообщать в налоговый орган по месту своего учета о
невозможности удержать налог и о сумме задолженности налогоплательщика в
течение одного месяца со дня, когда налоговому агенту стало известно о таких
обстоятельствах;

3) вести учет начисленных и выплаченных налогоплательщикам доходов,
исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской
Федерации налогов, в том числе по каждому налогоплательщику;

4) представлять в налоговый орган по месту своего учета документы,
необходимые для осуществления контроля за правильностью исчисления, удержания и
перечисления налогов;

5) в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов,
необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.

3.1. Налоговые агенты несут также другие обязанности, предусмотренные настоящим Кодексом.

4. Налоговые агенты перечисляют удержанные налоги в порядке, предусмотренном настоящим
Кодексом для уплаты налога налогоплательщиком.

5. За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него
обязанностей налоговый агент несет ответственность в соответствии с законодательством
Российской Федерации.

Также вы должны будете внести запись в трудовую книжку работника в соответствии с требованиями о порядке заполнения трудовых книжек, утвержденном Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

С Инструкцией о порядке заполнения трудовых книжек можете ознакомиться по ссылке http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=44948

А также правила ведения и хранения ТК  base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=144282

Здравствуйте, Наталья.

1. Составить должностную инструкцию. Ознакомить с ней работника.

2. Работник пишет заявление о приеме на работу.

3. Заключаете с работником трудовой договор.

4. Издаете приказ о приеме на работу по форме Т-1

5. Вносите запись о приеме на работу в трудовую книжку работника.

6. Вносите сведения о трудовой книжке работника в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

7. Оформляете личную карточку на работника

8. Нужно встать на учет как работодатель. Подать сведения в  Пенсионный фонд в течение 30 дней и в ФСС в течение 10 дней.

Статья 65 ТК. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

В первую очередь, вы должны соблюдая законодательство, заключить с ним трудовой договор.

Посмотреть разъяснения можно тут

Естественно, в трудовом договоре должны быть оговорены условия, не противоречащие закону.

В общем, по шагам ваши действия описаны тут.

Добрый день, Наталья!

Чтобы принять сотрудника на работу, Вам надо заключить с ним трудовой договор, при этом он должен написать заявление о приеме на работу к Вам, оформить кадровые документы (приказ о приеме на работу), заполнить его трудовую книжку, а также личную карточку работника. 

После этого необходимо уведомить пенсионный фонд (в течение месяца), фонд соц. страхования (в течение 10 дней) и фонд обязательного мед. страхования.

При этом в соответствии со ст. 65 ТК РФ

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: 

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; 

документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Уважаемая Наталья!

При приеме  первого сотрудника, ИП как работодатель должен зарегистрироваться в ПФР, ТФОМС, ФСС. Это делается один раз, когда у ИП появляется первый сотрудник. Зарегистрироваться в ФСС   необходимо в течение 10 дней после подписания первого трудового договора с первым работником. В ПФР: в течение 30 дней после подписания первого трудового договора с первым работником. В том же отделении, где уже зарегистрирован ИП. Но теперь ИП присвоят новый номер – номер работодателя.

Далее, нужно заключить с сотрудником  договор, это может быть либо трудовой договор либо гражданско-правовой. 

Трудовой договор заключается, когда работник принимается на работу, которую будет выполнять в течении долгого времени. Регламентируется Трудовым кодексом. Вносятся сведения в трудовую книжку. В бюджет нужно будет выплачивать следующие взносы: Обязательное медицинское страхование, обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование (взносы по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ФСС). Трудовые отношения оформляются личным заявлением сотрудника и приказом о приёме на работу.

Гражданско-правовой договор применяется, когда сотрудник нанимается для выполнения разовой задачи, конкретной и ограниченной по времени. Отношения регулируются гражданским кодексом. Трудовая книжка не заполняется. Взносы платятся все, кроме ФСС. Трудовые отношения оформляются только договором.

Если будете заключать с сотрудником трудовой договор, то необходимо будет оформить документы о приёме сотрудника.

Получить от работника необходимые для приема документы:

-паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

-трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

-страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Если сотрудник оформляется на работу впервые, то на работодателя ляжет обязанность завести ему трудовую книжку и страховое свидетельство.

Полис обязательного медицинского страхования оформляется сотрудником самостоятельно (согласно № 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации» от 29.11.2010).

Желаю успехов!

Наталья, добрый день. Согласна с ответами коллег. Хочу немного добавить от себя:

Количество сотрудников ИП

Определяя количество сотрудников, работодателю необходимо четко знать, что имеется в виду не общее количество принятых работников, а среднесписочная численность сотрудников, определяемая за отчетный налоговый период. Таким образом, работодатель имеет возможность регулировать численность сотрудников. Необходимо помнить, при определении средней списочной численности работников учитываются сотрудники, имеющие неполный рабочий день, работающие по совместительству и т.п.

Вопрос численности важен потому, что законодательно установлено, что штат, который превышает 100 человек, не могут иметь малые предприятия. Особенно это важно для ИП, который находится на едином налоге на вмененный доход (ЕНВД). В том случае, если штат его предприятия превысит 100 человек, право на ЕНВД он может потерять.

Еще более жесткие ограничения для ИП, находящегося на патентной системе, отражены в его праве нанять не более пяти человек.

Предприятия, относящиеся к средним, обладают правом нанять от 101, но не более 250 сотрудников.
Наем работников ИПТрудовой договор

Оформляя на работу своего сотрудника, который станет для ИП наемным работником, ИП необходимо от соискателя получить заявление с просьбой принять его на работу с указанием вида работы и должности. Это заявление является основанием для составления договора между ИП и работником, договор обязательно должен быть в трех экземплярах. Такое количество необходимо: 1 – для работника, 2 – для предпринимателя, 3 – передается в центр занятости с целью регистрации работника.

Оформление договора является обязательным даже в случае, если для работника работодатель решил предусмотреть испытательный срок.

Когда ИП становится работодателем

Работодателем ИП становится не с того момента, когда подписан трудовой договор, а с момента, когда сотрудник начал исполнять свои должностные обязанности. Если же с работником трудовой договор заключен не был, но работодатель на рабочее место его допустил, то закон говорит о том, что такие действия являются незаконными.

Обязательной процедурой является регистрация ИП как работодателя в Пенсионном фонде. Для этого необходимо обратиться туда в течение 30 дней с того дня, когда был заключено первое трудовое соглашение. Не позднее 10 дней со дня, когда был заключен первый трудовой договор, обязательно должна произойти регистрация ИП в Фонде соцстрахования в качестве работодателя, так как он заключает с работниками трудовые договора и нанимает их на работу.

Оформление работника у ИП

ИП как работодателю следует оформить, кроме трудового договора, еще ряд документов:

• Прием работника на предприятие оформляется приказом.
• Работнику выдается трудовая книжка.
• Заводится личная карточка сотрудника (форма Т-2).
• Работники обязательно должны быть ознакомлены с правилами распорядка.
• Составляется график отпусков.
• Составляется штатное расписание.
• Разрабатывается должностная инструкция для сотрудников

Кроме того в случае необходимости с работником может быть заключен специальный договор о его материальной ответственности, особое соглашение, которое предусматривает неразглашение коммерческой тайны организации.Платежи ИП за работников (налоги и взносы)

В качестве работодателя на ИП возлагается обязанность осуществлять такие выплаты:

• Уплата подоходного налога с заработной платы сотрудников.
• Уплата страховых взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование.
• Уплата страховых взносов на социальное страхование (в случае несчастного случая на предприятии или временной потери трудоспособности).

Отчетность ИП с работниками

Своевременная уплата взносов и налогов остается не единственной обязанностью работодателя по отношению к своим работникам. Обязательным является подача необходимых отчетов:

• раз в квартал о взносах, которые были сделаны в Фонд социального страхования и в Пенсионный фонд;
• раз в год подтверждение рода деятельности в ФСС;
• раз в год справка о численности штата (среднесписочной);
• раз в год реестр платежей, которые связаны с наёмными работниками предприятия.

Штраф ИП за неоформленного работника

Действующее законодательство устанавливает для этого максимальный срок в три дня. Если же за это время работник надлежащим образом не оформлен на работу, то работодатель не платит за него никаких налогов государству, соответственно трудящийся теряет в это время трудовой стаж и пенсионные накопления.

Прежде всего, нужно сказать, что индивидуальный предприниматель вправе нанимать работников для осуществления своей хозяйственной деятельности. Кроме оформления трудового договора с сотрудником в письменной форме, к нему предъявляются также особые требования. Он должен зарегистрировать заключенную сделку в службе занятости, поэтому трудовой договор оформляется в трех экземплярах.

За уклонения от этих обязательств предусмотрен как минимум штраф ИП за неоформленного работника. Такой вид ответственности предусмотрен ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме штрафа может быть применено также более суровое наказание, а именно запрещение продолжать деятельность индивидуальному предпринимателю до 90 дней.

Кроме того, за неоформленного сотрудника предприниматель не платит налогов, соответственно причиняет государству убытки. Если их размер является крупным, наступает уголовная ответственность по ст. 199-1 УК РФ. В статье прописана возможность наложить штраф на ИП за неоформленного работника, а верхняя мера наказания предполагает даже лишение свободы.

Я Вам отвечу исходя из своего длительного опыта работы в бизнесе: Мои коллеги, все описали правильно, но помните не только о требованиях закона, но и о человеческих факторах: не спешите заключать бессрочные трудовые договоры, так как они вешают на вас серьезную ответственность, причем в последующем вы всегда сможете их заключить. Начинающим предпринимателям, я советую на первое время заключать трудовые договоры на определенный срок. Это Вам может сэкономить деньги, время и нервы.