Справка о несудимости

Собираюсь перевестись в другой институт. Т.к я целевик, мне нужно было заключить доп. соглашение с предприятием. Справку о переводе в другой институт(принимающий меня)я получил 2 мая, а доп. Соглашение с предприятием подписано 14 мая. В институте ( в котором сейчас обучаюсь) хотят выставить претензию(штраф), т.к справка о переводе подписана раньше, чем доп. Соглашение с предприятием. Законно ли это?

Вступаю в наследство квартира в ЖСК прописан и прожеваю в этой квартире.После смерти Мамы занимался сбором документов собрал почти все что требовал нотариус Кроме Протокола общего собрания о вступлении в члены ЖСК моего родителя бумаги 70х протокол не нашли так как часть бумаг было утеряно .Председатель новый не особо разбирается , все упирается в данный документ.Натариус предложил взять у председателя справку что мама была принята в члены кооператива естественно без даты и заверить ее в жил ком сервисе то есть в местной управляющий компании так как кооператив частично бухгалтерия и прочие обслуживается ей .Но и тут Проблема председатель не знает как составить данную справку какое содержание и информация .подскажите пожалуйста что это за документ и как правильно его составить.можно ли в произвольном виде как просто справку ? Или нет.зарание спасибо.